Durante siglos, los documentos escritos nos han proporcionado datos esenciales sobre el pasado. A través de cartas, diarios, escritos inéditos de varios tipos y, más recientemente, los materiales visuales, grabaciones de audio y documentación digital, han permitido que investigadores estudien y entiendan más a fondo la historia social, política, cultural e intelectual de nuestras sociedades, ya se trate de acontecimientos puntuales, de itinerarios biográficos o de grandes procesos colectivos.
Cartas, correos electrónicos, diarios, fotografías, y otros documentos acumulados durante años que obviamente son muy significativos para usted, podrían igualmente contribuir a enriquecer la memoria de su ciudad o de su país. Independientemente de que los integrantes de su familia hayan alcanzado o no un alto nivel de conocimiento público, pueden haber contribuido al patrimonio de un lugar y período histórico particular. Cuando usted dona sus documentos personales o familiares a una institución que resguarda fondos de archivo, su historia familiar se convierte en parte de la memoria colectiva de su comunidad.
¿Qué es una institución que custodia fondos de archivo y qué puede hacer para usted?
Los fondos de archivo, conservan cuidadosamente grupos de documentos escritos, materiales visuales, grabaciones de audio, y documentación digital creados por personas en el desarrollo de sus actividades en tiempos pasados y presentes. Estas colecciones aseguran que los documentos personales y familiares estén disponibles para ser consultadas por generaciones futuras.
Una institución que preserva y da acceso a fondos de archivo es dirigida por profesionales de la información- historiadores, archivistas, bibliotecarios- cuyas prioridades son seleccionar, conservar y proveer acceso a documentos históricos. Además, una vez que usted done sus documentos, el personal continuará trabajando con usted en la medida en que usted identifique materiales adicionales que desee donar. Las colecciones de archivos se rigen por un reglamento que regula el proceso de aceptación de donaciones.
Una vez que el personal de la institución ha resuelto que sus documentos son apropiados para incorporarlos al acervo, acceder a donar sus materiales personales y familiares le ofrece varias ventajas. Bajo la custodia de una institución especializada en la preservación de fondos de archivo, sus materiales estarán protegidos en un ambiente climático controlado, con almacenamiento físico y digital cuyo uso y manejo es supervisado de forma apropiada. Igualmente, la colección de archivos puede proveer acceso para consultar los documentos, tanto para usted como para otros. Así, en el futuro, diversos investigadores (incluyendo estudiantes, profesores, periodistas y muchos más) podrán conocer, explorar y encontrar el gran valor de sus documentos familiares.
¿Qué es lo que debemos preservar?
Para garantizar la preservación de materiales que posiblemente sean transferidos a una institución especializada en el tratamiento de archivos y colecciones, los mismos se deben mantener en un ambiente fresco, seco y de temperatura estable. Los materiales en formato digital deberán ser copiados y actualizados regularmente para asegurar su permanencia. La mayoría de las instituciones reciben donaciones en pequeña escala, como un artículo individual, y de mayor escala, como docenas de cajas o terabytes de documentos digitales. Para ser considerados como documentos con valor histórico, los materiales no necesariamente tienen que estar previamente organizados, ser “antiguos” o estar relacionados con un individuo, evento, u organización reconocida.
Generalmente, las instituciones archivísticas se interesan en preservar materiales que provienen de una fuente integra, más que artículos individuales. También prefieren recibir los artículos originales más que facsímiles o copias. Las fotografías, grabaciones audiovisuales y películas deberán ser identificadas apropiadamente. Los directorios y documentos digitales deben tener nombres que indiquen el contenido o tema. Los materiales históricos no deben ser enviados o entregados sin consultar primero con el personal de la institución. Los responsables de la institución deben evaluar todos los materiales ofrecidos y pedir al donante que firme un contrato de donación.
¿Qué material contiene valor histórico?
Varios tipos de materiales pueden ser valiosos para diversas investigaciones. Una lista de éstos se puede encontrar a continuación. Es importante que el personal del archivo pueda evaluar sus materiales para determinar su valor perdurable.
¿Es necesario “depurar” los materiales o reorganizarlos?
Archivistas y especialistas en Humanidades tienen experiencia en identificar los materiales de un fondo de archivo que vayan a ser transferidos a una institución. Usted debe contactar al personal de la colección de archivos antes de depurar, desechar o reorganizar papeles o documentos de cualquier localización o formato, ya que se corre el riesgo de perder o depreciar el valor investigativo de los documentos si se eliminan artículos o si los documentos son reorganizados. El valor de los documentos reside, en gran parte, en su interrelación con otros y en la forma en las que han sido organizados por quienes produjeron esa documentación.
Más que anticiparse a nuestro trabajo profesional, es de gran ayuda si usted nos provee información sobre la historia de sus materiales, como por ejemplo el nombre de las personas que aparecen en un grupo de fotografías, o la historia o significado que guarda un artículo personal o de su familia. Archivistas podrían visitar su casa u oficina para revisar sus materiales y una vez que haya firmado el contrato de donación, facilitar la transferencia de los mismos hacia la institución con la menor intervención posible.
¿Aceptaría un archivo todo lo que ofrece un donante?
A pesar de que una institución que preserva y da acceso a fondos de archivo no puede aceptar todo lo que usted ofrece (ya sea debido a las limitaciones de personal y espacio o porque los materiales no están dentro de los criterios de adquisición de la institución en particular), generalmente están dispuestos a revisar el material. Si la donación no se considera apropiada para nuestra institución archivística, se puede recomendar a otra institución.
Sus documentos personales podrían tener un valor histórico
A continuación, presentamos una lista de materiales encontrados usualmente en documentos personales y familiares, que resultan de valor para investigadores. Esta lista es ilustrativa y no definitiva. Se muestra aquí la amplia gama de documentación que usualmente podría resultar útil para la investigación histórica o administrativa¡
- Cartas / Correspondencias / correos electrónicos
- Escritos (manusritos, mecanografiados, dactiloescritos, pruebas de imprenta, documentos de texto o planillas de cálculo, etc.)
- Memorias / recuerdos
- Diarios / blogs
- Libros de viajes / libros de recuerdos
- Fotos / álbumes de fotos
- Documentos profesionales (cvs, correspondencia profesional, etc.)
- Documentos vinculados a la participación en organizaciones (políticas, culturales, sindicales, etc.)
- Información genealógica
- Discursos / presentaciones
- Artículos / ensayos
- Apuntes
- Colecciones temáticas (recortes de periódicos, dossiers, etc.)
- Documentos legales
- Minutas de reuniones / Informes
- Folletos y volantes
- Premios / certificados
- Películas / grabaciones de video/cintas de audio (propiamente identificados)
- Materiales de estudio
- Revistas
- Libros
El equipo profesional necesitará saber en dónde se encuentra el material digital que desea donar, por ejemplo, si está almacenado en discos duros, unidades USB o flash, o si está almacenado en la nube, el Internet, o red de área. Deberá tener en consideración que cualquier material digital que desee donar, incluyendo computadoras, discos duros u otros medios de almacenamiento digital, podrán contener contraseñas, historial de búsquedas o navegación web, archivos de otros usuarios, o copias (o copias parciales) de archivos que no fueron completamente eliminadas.
El hecho de que estos archivos sean o no inteligibles para quienes los consulten dependerá del método de transferencia y de la forma en que la colección de archivos maneje el material digital, el cual podría cambiar con el tiempo a medida de los avances tecnológicos. Considere comentar a tiempo con el personal de la institución cualquier inquietud que tenga sobre el contenido eliminado.
Gremios, organizaciones políticas, comités de huelga, grupos editores, comités de redacción de una revista o un periódico, asambleas barriales, asociaciones civiles y otras organizaciones colectivas generan materiales que documentan sus propósitos, políticas y actividades. Una persona, familia o grupo de afinidad pueden tener en posesión los fondos de archivos de tal asociación y ese material puede tener un significado importante. Además de documentos y registros, algunos fondos de archivo pueden incluir ciertos artefactos, como obras de arte, libros, mapas y música.
¿Cómo donar documentos personales o familiares a un colección de archivos?
El proceso será mucho más eficiente si se programa una cita con antelación. Si nos lo solicita, podemos visitarle en cualquier punto de nuestro país. Puede llamar a nuestro teléfono (005411 4631-8893), acercarse a nuestra sede (Fray Luis Beltrán 125, Ciudad Autónoma de Buenos Aires) o escribirnos a nuestro email: archivos@cedinci.org
Donaciones
El CeDInCI, como la mayoría de las instituciones archivísticas, solo pueden costear los materiales y la labor de preservación de los objetos que poseen. Por lo tanto, generalmente no acepta material en calidad de depósito transitorio o de préstamo. Por tal razón se pide a los donantes que firmen un contrato de donación, lo cual significa formalmente que los documentos o materiales pasarán a ser propiedad de la institución.
Acceso de las colecciones
El acceso a los materiales donados se rige por un reglamento que dicta la disponibilidad, duplicación y publicación de los mismos. Como donante potencial deberá familiarizarse con el reglamento y discutir detalles, dudas o inquietudes con el equipo de la institución antes de completar el contrato de donación. La organización y descripción final del fondo o de la colección puede tomar algún tiempo, según su volumen o sus características. Se recomienda por lo tanto que converse este proceso con el equipo de archivistas para conocer las prácticas de una colección de archivos en particular.
Restricciones de acceso de las colecciones
Hable con el staff de la instución en caso de que usted sospeche o le preocupe que parte del material que usted desea donar presente un riesgo de confidencialidad o amenace la privacidad de otras personas. Converse acerca de la posibilidad de restringir el acceso de los mismos antes de firmar el contrato de donación. Aunque la misión de las colecciones de archivos es de permitir el acceso ilimitado de materiales para quienes realizan investigaciones, igualmente podrían aceptar restricciones razonables y equitativas por períodos de tiempo limitado.
Derechos de autor / Propiedad intelectual
La otorgación de derechos de autor es comúnmente un proceso complejo, por lo cual el donante deberá trabajar con el personal de la institución para aclarar problemas de titularidad. Generalmente, el derecho de autor pertenece a la persona creadora de escritos y/u otros materiales originales (tales como fotografías y música), pero éste puede ser legalmente transferido a herederos u otros. Además, la titularidad de derechos de autor es distinta de la propiedad del material físico (la carta o fotografía). Cuando usted dona un original, está cediendo la propiedad física de ese original y no necesariamente la propiedad intelectual. Quienes organizan y ponen en acceso fondos de archivo comúnmente preguntan a quienes donan no solo por las colecciones físicas, sino además, por cualquier propiedad intelectual que quien lega a la institución pueda tener sobre ellas. Esta solicitud hace más fácil la consulta de los materiales por parte de investigadores o periodistas que en ciertos casos solicitan permisos de reproducción.
De acuerdo a la ley de derechos de autor de la Argentina (nº 11.723), las instituciones archivísticas pueden proveer copias de documentos existentes bajo su custodia para uso académico y/o de investigación. La ley contempla una excepción por uso razonable que permite a los investigadores publicar partes de un documento protegido por derechos de autor. Para publicar o citar secciones extensas del material es necesario obtener permiso del titular de los derechos de autor.
Donaciones monetarias
El CeDInCI es una institución sin fines de lucro. Preparar los materiales para que puedan ser usados en investigaciones y preservados de forma permanente es el proceso más costoso en una institución archivística. A pesar de que las donaciones de dinero no constituyen de forma alguna un prerequisito para aceptar una colección, aquellas personas con la capacidad de apoyar monetariamente a una colección de archivos para costear la organización, catalogación y preservación de sus colecciones personales o familiares, son invitados a conversar esta posibilidad con el equipo de la institución.
¡Contáctenos!
CeDInCI
Fray Luis Beltrán 125
Ciudad Autónoma de Buenos Aires
(005411 631-8893)
archivos@cedinci.org
Esta guía es una adaptación de la “Guía para donar sus documentos personales o familiares a un depósito”, publicada por la Society of American Archivists. Disponible en línea aquí.